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Auflösung und Neugründung von Pfarreien aus Sicht des Archives
Wenn Kirchengemeinden aufgelöst werden zum Zweck der Neugründung einer neuen zusammengeführten Pfarrei, so sind folgende Punkte für das vorhandene Schriftgut zu berücksichtigen:
- Alle Akten der bisherigen Pfarrei müssen geschlossen werden.
- Die geschlossenen Akten müssen ins Pfarrarchiv der bisherigen Pfarrei überführt werden.
- Das Pfarrarchiv der bisherigen Pfarrei muss gesichert werden, d.h. es muss gewährleistet sein, dass die Akten in einem trockenen, kühlen, gut belüfteten Raum, mit beschränktem Lichteinfall vor Staub geschützt gelagert werden. Sie müssen zugänglich sein.
- Wenn das bisherige Pfarrarchiv nicht sicher verwahrt werden kann, muss es dem Bistumsarchiv als Depositum angeboten werden, d.h. die Lagerung findet im Bistumsarchiv statt, der Eigentümer bleibt die (nachfolgende) Kirchengemeinde.
- Werden mehrere Pfarreien zusammengelegt, so müssen die einzelnen bisherigen Pfarrarchive getrennt aufbewahrt werden. Die Akten dürfen nicht vermischt werden. Es empfiehlt sich die Pfarrarchive in den Räumen der neuen Pfarrei unterzubringen, damit der Zugriff gewährleistet ist und die Archive gesichert sind.
- In der neu gegründeten Kirchengemeinde wird komplett neu mit der Aktenbildung begonnen. Es empfiehlt sich die Akten sofort nach dem gültigen Aktenplan anzulegen. Mit der neuen Pfarrei wird auf Dauer auch ein neues Pfarrarchiv erwachsen. (Aktenplan erhältlich im Bistumsarchiv: 0541 318-416 Frau Rehnen).
Diese Vorgehensweise entspricht der der Kirchenbücher.
Dekanatsakten:
- Gleiches wie für die Kirchengemeinden gilt auch für die Dekanatsarchive.
- Dekanatsakten sind gesondert von den Pfarreiakten aufzuheben.
- Wird ein neuer Dechant gewählt, sind die bisherigen Dekanatsakten dem neuen Dechanten zu übergeben. Im Prinzip wandert also das Dekanatsarchiv mit.
- In einem Dekanat könnte natürlich auch vereinbart werden, dass das Dekanatsarchiv in einer bestimmten Kirchengemeinde gelagert und immer entsprechend bedient wird.
- Wird ein Dekanat aufgelöst, so müssen auch hier die bisherigen Dekanatsakten geschlossen werden. Das neue, zusammengelegte Dekanat beginnt mit neuen Akten. (Ein vorläufiger Aktenplan liegt auch hier im Bistumsarchiv vor).
- Dekanatsarchive sind dem Bistumsarchiv anzubieten. Hier werden sie für die Dekanate, als eigenständige Dekanatsarchive, aufbewahrt.
Für Fragen steht das Bistumsarchiv gerne zur Verfügung (0541 318-416 oder -418).
Mi, 06. Juni 2012
Themen: Archiv | Kirchengemeinden | Dekanate
Abteilung: Kultur und Archiv